Houd grip op uw contracten: mis nooit meer een verlenging

Elk bedrijf heeft ze: contracten. Een verzekering, een leasecontract voor de bedrijfsauto, een abonnement op software, een onderhoudscontract voor apparatuur. Voor een kleine ondernemer met een handjevol contracten is dat nog te overzien, maar naarmate een bedrijf groeit, groeit ook het aantal lopende verplichtingen mee. En dat is precies waar het vaak misgaat: niemand houdt centraal bij wanneer welk contract afloopt, met een automatische verlenging tegen een hoger tarief als gevolg.

De stille kostenpost

Een gemiste opzegtermijn is een van de meest onderschatte kostenposten binnen het mkb. Het gaat vaak niet om enorme bedragen per contract, maar de optelsom van meerdere gemiste opzegmomenten per jaar kan al snel oplopen tot honderden, soms duizenden euro's. Erger nog: het gaat vaak om diensten die het bedrijf allang niet meer nodig heeft, of waarvoor inmiddels een voordeliger alternatief bestaat, maar waar simpelweg niemand op tijd naar heeft omgekeken.

Waarom een Excel-lijst vaak niet werkt

Veel ondernemers proberen dit probleem op te lossen met een Excel-bestand waarin contracten en einddatums worden bijgehouden. Op papier een prima oplossing, in de praktijk vaak een lijst die na een paar maanden niet meer wordt bijgewerkt. Nieuwe contracten worden niet toegevoegd, er is geen automatische herinnering, en zodra de verantwoordelijke medewerker met vakantie is of van functie wisselt, valt het bijhouden vaak helemaal stil.

Eén overzicht, altijd actueel

Een centraal systeem waarin al uw contracten staan, inclusief looptijd, opzegtermijn en contactpersoon, voorkomt dit soort situaties. In plaats van zelf te moeten onthouden wanneer u actie moet ondernemen, krijgt u op tijd een melding, ruim voordat de opzegtermijn verstrijkt. Zo kunt u weloverwogen beslissen: verlengen, heronderhandelen, of overstappen naar een andere aanbieder, in plaats van een contract dat automatisch doorloopt zonder dat u er nog naar gekeken heeft.

Niet alleen voor grote bedrijven

Contractbeheer wordt vaak gezien als iets voor grotere organisaties met een eigen inkoopafdeling, maar juist kleinere bedrijven hebben er baat bij. Met beperkte tijd en personeel is er simpelweg geen ruimte om contracten handmatig bij te houden naast alle andere zaken die om aandacht vragen. Een overzicht dat automatisch waarschuwt, scheelt dan niet alleen geld, maar ook een hoop gedoe en uitzoekwerk achteraf.

Welke contracten worden het vaakst over het hoofd gezien?

In de praktijk zijn het vooral de minder zichtbare contracten die vergeten worden, niet de grote, opvallende verplichtingen zoals het pand of de bedrijfsauto. Denk aan een onderhoudscontract voor de printer, een verouderd softwareabonnement dat nog steeds maandelijks wordt afgeschreven, een verzekering die eigenlijk niet meer aansluit bij de huidige situatie van het bedrijf, of een leverancierscontract dat ooit scherp was maar inmiddels allang niet meer de beste prijs biedt. Juist omdat deze kosten relatief klein zijn, vallen ze niet snel op tussen alle andere uitgaven, terwijl ze bij elkaar opgeteld wel degelijk een aanzienlijk bedrag vertegenwoordigen.

Vrijblijvend beginnen

Twijfelt u of dit voor uw bedrijf de moeite waard is? Bij een enkel contract kost het u niets om te beginnen: u maakt gewoon een gratis account aan en voegt uw eerste contract toe. Zo ervaart u zelf hoe prettig het is om nooit meer verrast te worden door een stilzwijgende verlenging, voordat u besluit om uw volledige contractenbeheer op deze manier te organiseren.